डाटा एंट्री क्या है और डाटा एंट्री कैसे करते हैं? (पूरी जानकारी)

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डाटा एंट्री का नाम तो आप सब ने कहीं ना कहीं सुना ही होगा, अगर नहीं सुना तो कोई बात नहीं। इस पोस्ट में मैं आपको डिटेल में बताऊँगा की आख़िर यह डाटा एंट्री क्या होता है और मोबाइल से डाटा एंट्री कैसे करते हैं?

मोबाइल के जरिए डाटा एंट्री करने के लिए आपको SheetsReader एप्लीकेशन की जरूरत पड़ेगी। वैसे तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल गूगल प्ले स्टोर पर अवेलेबल हैं परन्तु इस एप्लीकेशन का मोबाइल के ऊपर इस्तेमाल करना कठिन कार्य है। इसीलिए इस आर्टिकल में, मैं आपको SheetsReader एप्लीकेशन के जरिए डाटा एंट्री करने के बारे में बताने जा रहा हूँ। यह एप्लीकेशन बिल्कुल फ्री ऑफ कॉस्ट अवेलेबल है, और इसमें आपको किसी भी प्रीमियम मेंबरशिप की आवश्यकता नहीं पड़ती है।


डाटा एंट्री क्या होता है?

डाटा एंट्री से तात्पर्य है कि डाटा जैसे कि किसी का नाम, पता, मोबाइल नंबर, जन्मतिथि या उससे जुडी हुई किसी भी अन्य सूचना को हम किसी सिस्टम या सॉफ्टवेयर पर भविष्य के लिए संभाल कर रखते हैं। इसमें एक डाटा एंट्री ऑपरेटर उस डाटा को समय के अनुसार अपडेट करने का कार्य करता है।

यह विभिन्न क्षेत्रों में काम करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है। डाटा एंट्री का काम करने के लिए आपकी टाइपिंग स्पीड का तेज होना बहुत जरूरी है। इसके लिए आपकी टाइपिंग स्पीड कम से कम 60-70 शब्द प्रति मिनट होनी चाहिए।


डाटा एंट्री के प्रकार (Types Of Data Entry)

  • Excel डाटा एंट्री
  • Numeric डाटा एंट्री
  • ऑनलाइन फॉर्म डाटा एंट्री
  • ई-कॉमर्स डाटा एंट्री
  • एकाउंटिंग डाटा एंट्री
  • फाइनेंशियल डाटा एंट्री
  • कॉपी पेस्ट डाटा एंट्री जॉब
  • मेडिकल कोडिंग
  • ईमेल प्रोसेसिंग
  • कैटलॉग डाटा एंट्री ऑपरेटर
  • ऑनलाइन सर्वे डाटा एंट्री
  • कैप्चा डाटा एंट्री जॉब
  • डाटा कन्वर्शन जॉब


मोबाइल से डाटा एंट्री कैसे करते हैं?

1: इसके लिए सबसे पहले गूगल प्ले स्टोर से SheetsReader एप्लीकेशन इंस्टॉल करके ओपन करें। अब प्लस बटन के ऊपर क्लिक करें करके पॉप अप स्क्रीन में XLS ऑप्शन को सेलेक्ट करें।


2: इसके बाद अपने अनुसार कोई भी डॉक्यूमेंट सेलेक्ट कर लें या आप Blank Document ऑप्शन के ऊपर क्लिक करें। ऐसा करने से आपके मोबाइल में एक्सेल शीट ओपन हो जाएगी, इस सीट में डाटा एंट्री कर सकते हैं।

3: आप किसी कॉलम में डाटा एंट्री करने के लिए उसके ऊपर क्लिक करके नीचे दिख रहे fx इनपुट के ऊपर क्लिक करें। अब आप अपने कीबोर्ड के जरिए अपना डाटा इंटर कर सकते है।


4: यहां पर आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सल के सारे फीचर्स जैसे की टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिक या कलर करना, एक्सल फार्मूले, प्रत्येक कॉलम के लिए बैकग्राउंड कलर आदि फीचर्स देखने को मिलते हैं।

5: अपना सारा डाटा एंटर कर लेने के बाद राइट कॉर्नर में दिख रहे Arrow Up आइकॉन के ऊपर क्लिक करें।

6: इसके बाद File ऑप्शन को सेलेक्ट करके Save के ऊपर क्लिक करें।

7: अब अपनी फाइल का नाम एंटर करके Save ऑप्शन के ऊपर क्लिक करें। आपकी फाइल डाउनलोड हो चुकी है। फाइल को ओपन करने के लिए Open के ऊपर क्लिक करें।

8: आप Share बटन पर क्लिक करके अपनी एक्सल फाइल को जीमेल, व्हाट्सएप या किसी अन्य सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म के ऊपर शेयर कर सकते हैं।

इस तरह से आप बड़ी ही आसानी से अपने मोबाइल के जरिए बिल्कुल फ्री में डाटा एंट्री कर सकते हैं।

डाटा एंट्री करने के लिए क्या चाहिए?

1: टाइपिंग स्पीड

किसी भी प्रकार के डाटा एंट्री का काम करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीज आपकी टाइपिंग स्पीड है। आपकी टाइपिंग स्पीड बहुत फ़ास्ट और सटीक होनी चाहिए। मोबाइल में टाइप करना आसान है परंतु कंप्यूटर या लैपटॉप में तेज टाइपिंग करने के लिए आपके पास स्किल होना जरूरी है। आप अपनी टाइपिंग स्पीड को निरंतर प्रेक्टिस करके बढ़ा सकते हैं।

2: कंप्यूटर की नॉलेज

डाटा एंट्री का कार्य करते समय आप कंप्यूटर के ऊपर बहुत से ऐसे शॉर्टकट का इस्तेमाल करते हैं जिनकी मदद से आपका कार्य आसान हो जाता है। इन चीजों के बारे में आपको नॉलेज होनी चाहिए। कंप्यूटर कैसे कार्य करता है, इसे ऑन कैसे करते हैं या इसमें आप इंटरनेट कैसे चलाते हैं, इन सब चीजों का पता होना जरूरी है।

3: Microsoft Excel

बहुत सी कंपनियां डाटा एंट्री के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सल सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करते हैं। इसलिए आपको इसके बारे में पता होना चाहिए। माइक्रोसॉफ्ट एक्सल में काम को आसान बनाने के लिए कईं तरह के फॉर्मूले इस्तेमाल में लाये जाते हैं। इंटरनेट पर या यूट्यूब वीडियो की सहायता से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में मास्टरी कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त Google Sheets, MS Word, Google Docs जैसे सॉफ्टवेयर से परिचित रहे।

डाटा एंट्री कैसे सीखें?

डाटा एंट्री का कार्य सीखने के लिए आपको सबसे पहले कंप्यूटर के बेसिक चीजों के बारे में सीखना है। इसके बाद प्रतिदिन अपनी टाइपिंग स्पीड को सुधारने के लिए कीबोर्ड पर टाइपिंग प्रेक्टिस करें। आपको कम से कम अपनी टाइमिंग स्पीड को 30 से 40 शब्द प्रति मिनट तक लेकर जाना है। शुरुआत में टाइपिंग प्रैक्टिस करते समय स्पीड की तरफ कम ध्यान देकर और एक्यूरेसी (Accuracy) की तरफ ज्यादा जाए।

यदि आप कंप्यूटर चलाने में समर्थ नहीं है, तो आप इसके बारे में सीखे। जैसे की प्रिंटर, स्कैनर्स का इस्तेमाल करना, फोटो कॉपी करना या कंप्यूटर से जुड़ी हुई अन्य जरूरी बातों का ज्ञान लेना। किसी भी प्रकार की डाटा एंट्री जॉब में कंप्यूटर के इस्तेमाल करने की क्षमता सबसे ऊपर की मांग है। डाटा एंट्री का कार्य सीखने के लिए आपको किसी कोर्स की आवश्यकता नहीं है, परंतु फिर भी यदि आप करना चाहते हैं तो आप ऑनलाइन UDEMY या किसी अन्य प्लेटफार्म से कोर्स कंप्लीट करके सर्टिफिकेट ले सकते हैं।

संबंधित प्रश्न

डाटा एंट्री में क्या क्या करना पड़ता है?

डाटा एंट्री के काम में डाटा एंट्री ऑपरेटर को किसी भी व्यक्ति के डाटा जैसे की नाम, पता, कॉन्टैक्ट इनफॉरमेशन, डेट ऑफ़ बर्थ या उससे जुड़ी हुई कोई अन्य महत्वपूर्ण जानकारी को सही से डेटाबेस, स्प्रेडशीट, या किसी अन्य सॉफ्टवेयर में एंटर करना होता है।

डाटा एंट्री के लिए कौन सा कोर्स करना पड़ता है?

डाटा एंट्री सीखने के लिए आप ऑनलाइन कोर्स कर सकते हैं। मुख्य रूप से इसके लिए आपको Microsoft Excel, Google Sheets में मास्टरी करनी पड़ती है।

डाटा एंट्री सीखने में कितना समय लगता है?

डाटा एंट्री का कार्य सीखने के लिए समय आपके ऊपर निर्भर करता है। यदि आपको पहले से कंप्यूटर की बेसिक नॉलेज पता है तो आप कुछ हफ़्तों या महीनो में डाटा एंट्री का कार्य सीख लेते हैं। परन्तु यदि आपको कंप्यूटर के बारे में जरा भी नॉलेज नहीं है तो आपको तीन से चार महीने का समय लग सकता है।

डाटा एंट्री के लिए किस ऐप का उपयोग किया जाता है?

डेटा एंट्री के कार्य को करने के लिए मुख्य रूप से Microsoft Excel तथा Google Sheets सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल किया जाता है। परंतु और भी ऐसे बहुत से सॉफ्टवेयर हैं जिनका इस्तेमाल करके आप डाटा एंट्री कर सकते हैं।

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Sanjeev Kumar
संजीव कुमार हिमाचल प्रदेश से हैं। यह एक Computer Science Engineering स्टूडेंट हैं। बचपन से ही इनकी रुचि मोबाइल एवं टेक्नोलॉजी में रही है। यह FutureTricks ब्लॉग पर टिप्स एवं ट्रिक्स (Tech Tutorials) लिखते हैं और यह पिछले काफ़ी समय से इस ब्लॉग से जुड़े हुए हैं।

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