MS Access क्या है और कैसे सीखें (MS Access in Hindi)

दोस्तों अगर आपने Microsoft office सीखा है या फिर अगर आप Microsoft office सीखने जा रहे हैं तो आप ने word Excel PowerPoint के साथ-साथ MS Access के बारे में भी जरूर सुना होगा। लेकिन MS Access के बारे में सुनने के बाद भी आप यही सोच रहे होंगे कि MS Access क्या है?

क्योंकि ज्यादातर लोगों को MS Access के बारे में कुछ पता नहीं होता। एमएस ऑफिस के बाकी के सॉफ्टवेयर तो काफी पॉपुलर हैं लेकिन उनमें MS Access कुछ खास पॉपुलर नहीं और लोगों को ये तक पता नहीं होता है कि इसका इस्तेमाल किस चीज में किया जाता है।

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अगर आप भी एमएस ऑफिस के एस सॉफ्टवेयर MS Access के बारे में कुछ नहीं जानते हैं तो आप बिल्कुल सही जगह पर आए हैं क्योंकि इस आर्टिकल में आज हम आपको MS Access के बारे में पूरी जानकारी देने वाले हैं इसीलिए इस आर्टिकल को पूरा पढ़ें।

MS Access क्या है? (What is MS Access in Hindi)

MS Access यानी कि Microsoft Access माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा बनाया गया एक database management system हैं और Microsoft 365 office suite का एक हिस्सा हैं।

MS Access, Microsoft का relational Jet Database Engine के साथ software development tools और a graphic user interface (GUI) को combine करता है। Ms access को 1992 में निकाला गया था उसके बाद जैसे-जैसे टेक्नोलॉजी बढ़ती गई उसमें भी बदलाव होते गए।

MS Access को windows के लिए बनाए गए mass-market database program के रूप में भी जाना जाता है। Microsoft Access business और enterprise के पूरे database को manage और analyse करता हैं। Ms access भी बिल्कुल Microsoft Excel के जैसा है क्योंकि ये डाटा को store view edit सब कुछ करता है।

MS Access का इतिहास (History of Microsoft Access in Hindi)

1996 में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को पहली बार माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज में लांच किया गया था। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की सबसे अच्छी बात ये होती है कि ये डाटा को अपने ही फॉर्मेट में स्टोर करके रखता है जिसे access Jet database engine कहां जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को पहली बार जब लांच किया गया था तब वो सही से काम नहीं कर पाता था जितना की उम्मीद किया गया था और उसमें data corrupt और Data loss होने के चांस काफी ज्यादा होते थे।

शायद आपको पता ना हो लेकिन Microsoft Access को Microsoft Of Access के नाम से भी जाना जाता है। ये एक खास तरह का database management system हैं जिसे Microsoft ने Microsoft office windows और Mac OAS X के लिए बनाया गया था।

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में जब आप काम करते हैं तो आपका जो भी जरूरी डाटा होता है वो स्प्रेडशीट में स्टोर होता है। आपके द्वारा दिए जाने वाले इनपुट डाटा को store करने के लिए एमएस एक्सेस में टेबल बनाया जाता है।

ये टेबल एमएस एक्सेस की database फाइल के अंदर save होती है। इस तरह के database में 1 साथ 2 टेबल सेव हो सकती है एमएस एक्सेस में जो टेबल बनता है वो Row और column दोनों को मिलाकर बनता है।

Microsoft Access की विशेषता क्या है?

• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में website के लिए database create और publish करने की क्षमता होती है। कोई भी यूजर बड़ी ही आसानी से इसमें framework तैयार कर सकता हैं।
• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में आपको Tell Me Function मिलता है जिसका इस्तेमाल करके आप queries, tables, reports, और forms आसानी से create कर सकते हैं।
• MS Access में यूजर्स को Forms मिलता है जो कि इसकी एक खास विशेषता है।
• एमएस एक्सेस में यूजर को templates भी मिलते हैं users अपनी जरूरतों के हिसाब से template का Use कर सकता है
• Queries भी MS Access का एक खास फीचर माना जाता है क्योंकि ये टेबल में मौजूद डाटा को process करने में और उस display करने में मदद करता है।
• अगर आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को ओपन करेंगे तो आपको उसके इंटरफ़ेस में बाकी सभी चीजों के साथ Ribbon interface नाम की एक नई facility मिलेगी।
• अगर आप चाहें तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का इस्तेमाल करके आप basic visuals और designs पर काम कर सकते हैं।
• जो नया माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस है उसमें Gallary, Browsing control और भी कई तरह के devloper enhancement किए गए हैं।
• जो लोग MS Access में काम करते हैं वो Print preview, Design View, Layout View, Report View से reports देख सकते हैं।

Microsoft Access का इस्तेमाल कैसे करे?

Microsoft access के बारे में अगर आप समझ जाएंगे और आप यह जान लेंगे की इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल किन किन चीजों के लिए किया जाता है तो आप को पता चल जाएगा की ये सॉफ्टवेयर कितना ज्यादा जरूरी है! Microsoft access का इस्तेमाल कई तरीकों से किया जा सकता है जैसे –

• जिन लोगों के पास कंप्यूटर की बहुत ही Basic knowledge होती है वो Microsoft Access में बड़ी आसानी से Database create कर सकते हैं और उसे manage कर सकते हैं‌।
• ये एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम होता है जिसका इस्तेमाल school में schedule बनाने के लिए किया जाता है।
• MS Access का इस्तेमाल करके कोई भी व्यक्ति डाटाबेस में additional data को Add कर सकता है।
• इसका इस्तेमाल user-friendly front ends बनाने के लिए भी किया जाता है।
• MS Access में repetitive tasks macros की मदद से आसानी से perform किए जा सकते हैं।
• MS Access में यूजर commands देकर data और information को बहुत ही आसानी से access कर सकता है।
• बहुत से यूजर्स इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करके वेबसाइट डिवेलप करते हैं और कुछ लोग तो इसका इस्तेमाल करके एप्लीकेशन भी बनाते हैं।
• ये जो सॉफ्टवेयर हैं वो SQL Server, DB2, और Oracle databases के साथ काम करता है क्योंकि ये तीनों database (ODBC) standard को सपोर्ट करते हैं।
• इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करके यूजर word या फिर Excel से आसानी से डाटा को import कर सकता है। ‌
• इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल उन data से लिंक करने के लिए किया जाता है जो Microsoft Excel, Hypertext Mark-up Language (HTML), Paradox, Text Outlook, dBase, Oracle, Microsoft SQL Server, Extensible Mark-up Language (XML), Postgre SQL में मौजूद होते हैं।

Microsoft Access के Components क्या हैं?

Microsoft Access में आपको मुख्य रूप से 7  components देखने को मिलते हैं –

Tables

ये Microsoft Access का सबसे जरूरी कंपोनेंट माना जाता है टेबल का इस्तेमाल मुख्य रूप से Rows और columns में data व information को स्टोर करने के लिए किया जाता है। इस सॉफ्टवेयर में जो टेबल बनते हैं वो दिखने में बिल्कुल Word और Excel के टेबल के जैसे होते हैं।

जब भी आपको इस सॉफ्टवेयर में कोई डाटाबेस create करना होता है तो उस समय सबसे पहले आपको table create करना पड़ता है। इस सॉफ्टवेयर में आप आसानी से एक टेबल को दूसरे टेबल के साथ कनेक्ट कर सकते हैं।

Relationship

Microsoft Access में Relationship उस links or connections को कहते हैं जो database में एक या एक से ज्यादा टेबल के बीच में बनता है। Relationship कुल मिलाकर 4 तरह के होते हैं –

a) One to one relationship

इस तरह के रिलेशनशिप में एक टेबल का सिर्फ एक टेबल के साथ ही रिलेशनशिप होता है। ये इस सॉफ्टवेयर का सबसे common relationship होता है।

b) One to Many relationship

जैसा की आप नाम से ही समझ सकते हैं कि इस रिलेशनशिप में एक टेबल का लिंक कई सारे टेबल्स के साथ होता है। इस तरह के रिलेशनशिप को Master detail या फिर parent children relationship भी कहां जाता है।

c) Many-to-One Relationship

जब एक database में अलग-अलग टेबल्स का किसी एक खास टेबल के साथ कनेक्शन होता है तो उसे Many-to-One Relationship कहते हैं।

d) Many-to-Many Relationship

ये relationship बाकी सारे रिलेशनशिप से काफी अलग होता है क्योंकि इसमें दो या दो से ज्यादा टेबल्स का दो या दो से ज्यादा टेबल्स के साथ कनेक्शन या लिंक होता है।

Queries

Queries वो command होते हैं जिसका इस्तेमाल data और information को database से retrieve करने के लिए किया जाता है। ‌इतना ही नहीं ये आपको डाटाबेस में Data Add करने की भी अनुमति देता है। Query मुख्य रूप से पांच प्रकार के होते हैं जिसके बारे में हमने आपको नीचे बताया है –

• Select Query – इस तरह के Query का इस्तेमाल दिए हुए command पर डाटा को ढूंढने के लिए किया जाता है।
• Parameter Query – जैसा की आप नाम से ही समझ पा रहे होंगे कि इस Query में पहले parameter डाला जाता है उसके बाद Query उस parameter के आधार पर डाटा को सर्च करती हैं। इस सॉफ्टवेयर में parameter देने के लिए एक dialogue box होता है।
• Cross Tab Query – इस Query का इस्तेमाल Row और coulmn में मौजूद information को सर्च करने के लिए किया जाता है।
• Action Query – Action Query वो Query होते हैं जो database के कई सारे रिकॉर्ड्स को एक बार में चेंज कर सकते हैं। इस तरह के Query का इस्तेमाल रिकॉर्ड को डिलीट करने के लिए, अपडेट करने के लिए, नए टेबल बनाने के लिए, टेबल्स को डिलीट करने और अलग से query बनाने के लिए जो यूजर के द्वारा दिए गए parameter को एक्सेप्ट कर सके।
• SQL Query – ये एक खास तरह की advance query होती हैं जिसे SQL Statement का इस्तेमाल करके बनाया जाता है।

Forms

ये MS Access का एक ऐसा object या component हैं जो यूजर को डाटाबेस में मौजूद टेबल में data Add करने की सुविधा देता है। इसकी मदद से कोई भी यूजर डाटाबेस के डाटा को देख सकता है ये देखने में बिल्कुल Window के जैसी होती है।

Reports

Forms की मदद से जब कोई यूजर डाटाबेस में कोई डाटा ऐड कर देता है तो फिर वो Reports का इस्तेमाल करके उस डाटा को डाटाबेस में ऑर्गेनाइज तरीके से देख सकता है। लेकिन रिपोर्ट में आप सिर्फ डाटा को देख सकते हैं आप उसमें से कोई भी डाटा Add या फिर remove नहीं कर सकते हैं।

Macros

MS access में Macros का इस्तेमाल सॉफ्टवेयर में मौजूद database के forms और reports के repetitive tasks को परफॉर्म करने के लिए किया जाता है। ये यूजर्स को forms, controls, और reports में अलग से functionalities Add करने की भी सुविधा देता है।

Modules

Modules का इस्तेमाल automating routine operations और user-defined functions जिसे VBA में लिखा गया है उसे perform करने के लिए किया जाता है। यूजर इन modules का इस्तेमाल डाटाबेस में   कहीं पर भी कर सकता है।

MS Access Templates क्या है?

MS Access Templates वो file होते हैं जिसे ओपन करने पर पूरा database application ओपन हो जाता है। ये जो डाटाबेस होता है वो पूरी तरह से use करने के लिए तैयार होता है।

और इसमें पहले से ही tables, forms, reports, queries, macros, और relationships मौजूद होते हैं जो MS Access में काम करने के लिए जरूरी होता हैं।

MS Access में कितने प्रकार के Database Template होते है?

MS Access में कई प्रकार के Database Template होते हैं, जिसके बारे में हमने आपको नीचे बताया है –

Assets

जैसे की आप नाम से ही समझ सकते हैं इस तरह के टेंपलेट का इस्तेमाल Assets database बनाने के लिए किया जाता है इस तरह के template में Assets और उनके Owners की पूरी जानकारी दी हुई होती है।

Contacts

इस तरह के database template को लोगों के contacts और information को store या फिर Manage करने के लिए किया जाता है।

Events

Event templates का इस्तेमाल Event database बनाने के लिए किया जाता है इसमें अलग-अलग तरह के इवेंट के रिकॉर्ड्स को इकट्ठा किया जाता है और उसे track किया जाता है।

Faculty

इस template का Use Faculty Database बनाने के लिए किया जाता है। जैसा कि आप नाम से ही समझ पा रहे होंगे कि इसमें education देने वाले faculty से संबंधित data और information को record किया जाता हैं। इस तरह के database template में faculty के नाम से लेकर उनके contact number हर चीज का रिकॉर्ड रखा जाता है‌।

Marketing Projects

अगर किसी यूजर को मार्केटिंग के ऊपर database बनाना है तो उसे Ms access में Marketing Projects नाम से भी एक database template मिल जाता है। इसमें आप अपने मार्केटिंग प्रोजेक्ट से संबंधित सारी जानकारी को store कर सकते हैं आप इसमें यह भी दिखा सकते हैं की आपका प्रोजेक्ट कब शुरू हो रहा है और कब खत्म होगा तथा उसकी डिलीवरी कब होगी!

Students

इस तरह के database template का इस्तेमाल students से संबंधित जानकारियों को record करने के लिए किया जाता है। इस डाटाबेस टेंप्लेट में student के Name से लेकर उसके Father’s name, Contact Number, Address हर चीज की जानकारी मौजूद होती हैं।

MS Access के Elements क्या-क्या है?

MS Access में कई तरह के Elements मौजूद होते हैं जैसे –

Field Name

जब आप एमएस एक्सेस का इस्तेमाल करेंगे तो आप को Field Name देखने को मिलेगा। Field Name एक तरह का label होता है जो database में मौजूद एक particular field के बारे में बताता है कि उस फील्ड में किस तरह के डाटा और इंफॉर्मेशन को store किया जा सकता है।

किसी भी टेबल में फील्ड का नाम हमेशा अलग और unique होना चाहिए। क्योंकि इसके द्वारा उस फील्ड की पहचान की जाती है यही वजह है कि Field Name को field identity भी कहते हैं।

Field Type/Data Type

जैसा की आप नाम से ही समझ पा रहे होंगे कि इसका काम यूजर को ये बताना है कि फील्ड में किस तरह डाटा स्टोर किया जा सकता है। आप चाहे तो इसमें data के तौर पर सिर्फ text Add कर सकते है या फिर आप चाहे तो सिर्फ numbers भी Add कर सकते हैं।

लेकिन अगर आपको फील्ड में text और numbers दोनों डालना है तो आप दोनों को भी डाल सकते हैं। वैसे मैं आपको बता दूं एमएस एक्सेस में फील्ड टाइप की Default Size 50 होती है जिसे आप अपनी जरूरत के हिसाब से कम ज्यादा कर सकते हैं।

Field length

एमएस एक्सेस में Field length का काम यूजर को ये बताना है कि एक फील्ड में ज्यादा से ज्यादा कितने characters का इस्तेमाल किया जा सकता है।

Primary Key

ये एक खास तरह की Key होती है जिसका इस्तेमाल Record को Unique तरीके से पहचानने के लिए किया जाता है। और खास करके जानने वाली बात ये है  की अगर किसी field को Primary Key बना दिया जाता है तो उसके बाद उस फील्ड को खाली नहीं छोड़ा जा सकता है मतलब उसमें data Add करना बहुत जरूरी हो जाता है।

Validation Rule

जिस तरह से हर चीज में validity check की जाती है उसी तरह से MS access में भी validity check होती है। फील्ड में कोई भी डाटा भरने से पहले डाटा की जांच की जाती है।

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और अगर डाटा सही होता है तो ही उसे फ्री में भरा जाता है लेकिन अगर डाटा में किसी तरह की कोई गलती होती है तो wrong message स्क्रीन पर दिखाई देने लगता है ये एक तरह की validity checking होती है जो Validation Rule के द्वारा की जाती है।

Filtering Data

ये एमएस एक्सेस का खास tool है जो टेबल में मौजूद सिर्फ उन रिकॉर्ड्स को दिखाता है जो दिए हुए criteria में आते हैं वैसे मैं आपको बता दूं कि इस tool का इस्तेमाल data को filter करने के लिए और खास तरह के data को ढूंढने के लिए किया जाता है।

Attributes

एमएस एक्सेस में database के record के properties को Attributes कहां जाता है। इन Attributes का इस्तेमाल records को organise तरीके से ढूंढने के लिए किया जाता है।

MS-Access View

MS-Access View एक तरीका होता है जिसके द्वारा Access के object को देखा जाता है।

ये view मुख्य रूप से 2 तरह के होते हैं Data Sheet View और Design View !

a) Data Sheet View

इस व्यू का इस्तेमाल यूजर डाटाबेस के डाटा को देखने के लिए करता है। ये view यूजर को डाटाबेस में मौजूद डाटा को edit करने और उसमें अलग से डाटा Add करने की भी सुविधा देता है।

लेकिन इस तरह के view में जो database होता है उसे बदला नहीं जा सकता है। इस database में अगर आप चाहे तो अलग से column Add कर सकते हैं और उनके नाम भी सेट कर सकते हैं।

b) Design View 

इस view का इस्तेमाल टेबल को डिजाइन करने के लिए या फिर पहले से ही डिजाइन की हुई टेबल में change करने के लिए किया जाता है। शायद आप सोच रहे होंगे कि table design, भला ये क्या चीज हैं? table design नाम सुनकर आपको लग रहा होगा कि इसमें डिजाइन करने का कुछ बड़ा काम किया जाता है।

लेकिन इसमें ऐसा कुछ नहीं किया जाता बल्कि table में field name और data type को सिलेक्ट किया जाता है। इस view tool का इस्तेमाल करके आप table में कई तरह के keys को भी जोड़ सकते हैं जैसे – Primary Key, Candidate Key आदि।

MS Access के कौन-कौन से version हैं?

1996 में जब MS Access को बनाया गया था तब से आज तक उसके कई सारे वर्जन लॉन्च किए जा चुके हैं जैसे –

Access 1.0, Access 1.1, Access 2.0, Microsoft Access 95 या Version 7.0, Microsoft Access 97 या Version 8.0, Microsoft Access 2000 या Version 9.0, Microsoft Access 2002 (XP) या Version 10.0, Microsoft Access 2003 या Version 11.0, Microsoft Access 2007 या Version 12.0, Microsoft Access 2010 या Version 14.0, Microsoft Access 2013 या Version 15.0, Microsoft Access 2016 या Version 16.0, Microsoft Access 2019 या Version 16.0 .

MS access में Databases कितने प्रकार के होते हैं?

MS access में databases दो प्रकार के होते हैं –

Flat File Database

Flat File Database वो database होते हैं जिसमें जो data होता है वो plain text में होता है। इस तरह के जो database होते हैं उसमें multiple tables का इस्तेमाल नहीं किया जा सकता है।

Relational Database

जब database में मौजूद डाटा data input के form में होते हैं यानी कि उसमें text , numbers दोनों मौजूद होते हैं तो इस तरह के database को Relational Database कहते हैं इस तरह के database में multiple tables आसानी से बनाए जा सकते हैं।

Microsoft Access को कैसे Use किया जाता है?

Microsoft Access को use करते समय इन features का खास इस्तेमाल किया जाता है –

• Microsoft Access का इस्तेमाल करते समय Microsoft word, excel से data को import किया जाता है।
• Microsoft Access में data entry डालने और उसे view करने के लिए forms बनाए जाते हैं।
• Microsoft Access का इस्तेमाल Designing और data retrieval queries को run करने के लिए किया जाता है।
• इसमें जो designing reports होते हैं उसे प्रिंट किया जा सकता है या फिर pdf में बदला जा सकता है।
• MS Access, SQL की मदद से Access के साथ interact करने का मौका देता है।

MS Access कैसे सीखें?

Online Learning

दूसरे यदि आपके पास इंटरनेट कनेक्शन है तो आप घर बैठे बिना पैसा खर्च किये इंटरनेट के जरिए ms-access इस्तेमाल करना सीख सकते हैं। आज youtube पर experts द्वारा इंग्लिश तथा हिंदी भाषा में ms एक्सेस के बेसिक से लेकर advance स्तर तक चीजें सिखाई जाती है। आप इन videos के माध्यम से ms एक्सेस सीखना शुरू कर सकते हैं तथा अपने कंप्यूटर में इनका इस्तेमाल कर सकते हैं।.

इसके अलावा यदि आपको ms एक्सेस के किसी फीचर के बारे में जानकारी लेनी है। तथा उसके इस्तेमाल करना सीखना हो तो आप youtube, google की सहायता से पूरी जानकारी पा सकते हैं। दोस्तों इस प्रकार आप ऑनलाइन ms एक्सेस इस्तेमाल करना सीख सकते हैं।

Coaching Center

आप अपने नजदीकी किसी भी अच्छे कंप्यूटर कोचिंग सेंटर में जहां माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सिखाया जाता है। वहां ms-access सीखने के लिए जा सकते हैं तथा आप उनसे पूछ सकते हैं कि आपको इसमें क्या क्या सिखाया जा रहा है इस तरह आप कुछ महीने किसी इंस्टीट्यूट में समय देकर teachers द्वारा live access सीख सकते हैं।.

तो दोस्तों ऑनलाइन तथा ऑफलाइन दोनों तरीकों से आप access का इस्तेमाल करना सीख सकते हैं। तथा ms access के फीचर्स का उपयोग अपने फायदे के लिए कर सकते हैं।

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MS Access, MS Excel से अलग कैसे है?

MS Access, MS Excel से किस तरह से अलग है इस बारे में जानने से पहले चलिए ये जान लेते हैं की आखिर ये दोनों है क्या? Microsoft Excel एक spreadsheet हैं जिसका इस्तेमाल प्रोजेक्ट बनाने या फिर छोटे-मोटे कैलकुलेशन करने के लिए किया जाता है।

एक्सेल में लिमिटेड डाटा के साथ में काम किया जाता है। यही वजह है कि एक्सेल डाटा ग्राफ छोटे कैलकुलेशंस करने के लिए बहुत ही अच्छा सॉफ्टवेयर माना जाता है। जबकि एमएस एक्सेस बहुत सारे डाटा के साथ काम करता है मुख्य रूप से यही कारण हैं जिसकी वजह से MS Access, MS Excel से अलग होता है –

1. एक्सेस में text, numbers हर तरह के डाटा के साथ काम किया जा सकता हैं। जबकि excel में सिर्फ numerical data के साथ ही काम किया जाता हैं।

2. ये excel के मुकाबले ज्यादा flexible होता है। जबकि ये access के मुकाबले कम flexible होता है।

3. Access को सीखना उतना आसान नहीं होता है जबकि एक्सेस के मुकाबले एक्सेल को सीखना आसान होता है।

4. ये यूजर्स को functional data templates और data entry डालने की सुविधा देता है जबकि एक्सेल में आप सिर्फ primary data screen के साथ ही काम कर सकते हैं। ‌

5. इसमें large data storage capacity होता है क्योंकि इसे database storing और manipulation के लिए बनाया गया है जबकि Excel का data storage capacity थोड़ा कम होता है क्योंकि इसे डाटा स्टोर करने के लिए नहीं बनाया गया है।

6. Access में accuracy और efficiency पर सबसे ज्यादा ध्यान दिया जाता है जबकि Excel का जो फॉर्मेट होता है वो speed और accuracy के ऊपर निर्भर करता है।

7. Large-scale projects और long-term solutions निकालने के लिए access सबसे अच्छा होता है जबकि small-scale projects और short-term solutions निकालने के लिए Excel अच्छा होता है।

Microsoft Access के फायदे क्या है?

Microsoft Access कई सारे फायदे होते हैं जैसे –

• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आपको कुछ ही मिनट में functional, relational database management system  देता है जिससे आप अपने डाटा को आसानी से manage और analyse कर सकते हैं।
• Microsoft Access में अलग-अलग source से file import करना काफी ज्यादा आसान होता है।
• ये आपके ऑर्गेनाइजेशन की पर्सनल जरूरतों और प्रोफेशनल जरूरतों के मुताबिक आसानी से fit हो सकता है।
• माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के इस सॉफ्टवेयर को इंस्टॉल करना और इसका इस्तेमाल करना काफी आसान होता है। ‌
• Microsoft Access, Windows operating system में बाकी के language के साथ काफी अच्छे से काम करता हैं।
• ये user को tables, forms, queries, और reports बनाने में मदद करता है।
• graphical user interface (GUI) इस सॉफ्टवेयर के इस्तेमाल को काफी आसान बना देता है।

Microsoft Access के नुकसान क्या हैं?

हालांकि इस एप्लीकेशन के कई सारे फायदे हैं लेकिन इस एप्लीकेशन के अपने कुछ नुकसान भी हैं जिसके बारे में हमने आपको नीचे बताया है –

• अगर बहुत सारे user एक डाटाबेस में access करने की कोशिश करते हैं तो इसके speed और efficiency में बुरा प्रभाव पड़ता है। ‌यही वजह है की इस एप्लीकेशन में एक डाटाबेस के ऊपर एक समय में ज्यादा लोग काम नहीं कर सकते हैं।
• small-to-medium businesses जिनके पास ज्यादा बढ़ा डाटाबेस नहीं होता है उनके डाटाबेस को संभालने के ये एप्लीकेशन काफी अच्छा होता है लेकिन large-sized organizations के लिए ये डाटाबेस बिल्कुल भी सही नहीं होता है।
• Confidential data पर काम करने के लिए MS Access सबसे अच्छा database मैनेजमेंट सिस्टम नहीं है इससे भी अच्छे कई सारे database मैनेजमेंट सिस्टम है जिसका इस्तेमाल आप कर सकते हैं।
• क्योंकि इस एप्लीकेशन में सारे डेटा एक ही एप्लीकेशन में save होते हैं इस वजह से reports, queries और forms काफी स्लो हो जाते हैं।
• हालांकि इस एप्लीकेशन को बनाने वाले लोग दावा करते हैं कि इसमें एक database के ऊपर एक समय में 255 लोग काम कर सकते हैं। लेकिन जब रियल में काम करने की बारी आती है तो सिर्फ 10 से 80 लोग ही इस पर काम कर पाते हैं।
• माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के इस एप्लीकेशन का इस्तेमाल करने के लिए यूजर को काफी सारी चीजें सीखनी पड़ती है और काफी ट्रेनिंग भी लेना पड़ता है। लेकिन फिर भी लोगों के लिए इस एप्लीकेशन का इस्तेमाल करना मुश्किल होता है। और यही कारण भी है कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के बाकी एप्लीकेशन के तरह ये उतना पॉपुलर नहीं है।

FAQ

दोस्तों इस आर्टिकल को पढ़ने के बाद अब आप जान गए होंगे कि MS Access क्या है? इस आर्टिकल में हमने आपको MS Access के बारे में पूरी जानकारी देने की कोशिश की है। और एमएस एक्सेस से जुड़ी जितनी भी चीजें हैं जो आपके जाने के लिए जरूरी है वो सारी चीजें भी हमने आपको आर्टिकल में बताई हैं।

• MS Office क्या है? डाउनलोड और इस्तेमाल कैसे करे?
• MS Excel क्या है? डाउनलोड और इस्तेमाल कैसे करे?
• MS DOS क्या है? इसके प्रकार एवं कैसे काम करता है?

तो मुझे नहीं लगता कि इस आर्टिकल को पढ़ने के बाद अब आपको MS Access के बारे में कुछ भी सर्च करने की जरूरत है अगर इस आर्टिकल में दी गई जानकारी से आप संतुष्ट हैं तो आप इस आर्टिकल को उन लोगों के साथ या अपने उन दोस्तों के साथ जरूर शेयर कीजिए जो MS Access के बारे में जानना चाहते हैं।

इस आर्टिकल को पढ़ने के बाद भी आपके मन में कोई सवाल है तो आप अपना सवाल कमेंट करके पूछ सकते हैं।