मेल मर्ज क्या है? और इसका इस्तेमाल कैसे करे? (Mail Merge in Hindi)

दोस्तों अगर मैं आप से बोलूं कि आपको एक लेटर लिखना है लेकिन आपको उस लेटर को 1 नहीं बल्कि 1000 लोगों को भेजना है तो शायद आप परेशानी में आ जाएँ, क्योंकि इतने सारे लोगों को के लिए एक ही लेटर लिखना काफी मुश्किल और बोरिंग होता है, इतना ही नहीं इसमें काफी समय भी लगता है लेकिन Mail merge के द्वारा ये काम आसानी से कुछ समय अंतराल में किया जा सकता है। अब आप सोच रहे होंगे कि मेल मर्ज क्या है?

क्योंकि ज्यादातर लोगों को Mail merge के बारे में कोई जानकारी ही नहीं होती है। ऐसा नहीं है कि सिर्फ non technical लोगों को मेल मर्ज के बारे में कुछ नहीं पता होता बल्कि अगर आप technical लोगों से भी मेल मर्ज के बारे में पूछेंगे तो भी वो आपको सही से जवाब नहीं दे पाएंगे।

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ऐसे में अगर आपको मेल मर्ज के बारे में विस्तार पूर्वक जानकारी प्राप्त करनी है और जानना है कि मेल मर्ज क्या है? कैसे काम करता है? इसका इस्तेमाल कैसे करते हैं तो आप बिल्कुल सही जगह पर आए हैं क्योंकि इस आर्टिकल में हम आपको इस बारे में ही पूरी जानकारी देने वाले हैं। इसीलिए इस आर्टिकल को पूरा जरूर पढ़ें। ‌

Mail Merge का मतलब क्या होता है?

इंटरनेट की इस दुनिया में अगर हमें किसी व्यक्ति से बात करना होता है तो हमें उसे लेटर लिखने की जरूरत नहीं होती हम WhatsApp पर text भेजकर भी बात कर सकते हैं या फिर अगर आप को professional काम से किसी से बात करना हैं तो आप उन्हें email में mail भेज सकते हैं।

लेकिन कई बार ऐसा होता है कि किसी खास मौके पर आपको अलग अलग व्यक्ति से एक साथ बात करना होता है या फिर उन्हें किसी चीज के बारे में बताना होता है कहने का मतलब ये है कि मान लीजिए आपके घर पर शादी है या फिर किसी का बर्थडे है और आपको इस मौके पर लोगों को invite करना है।

वो भी बहुत ही कम समय में ! तो आप बताइए आप ये काम कैसे करेंगे? क्योंकि कम समय में तो आप हर किसी को personally email या फिर text तो नहीं कर सकते हैं। इसीलिए यहां Mail merge काम आता है।

वैसे तो आजकल हर कोई कंप्यूटर का इस्तेमाल करता है और अपने कंप्यूटर में MS word कभी इस्तेमाल करता है पर MS word में Mail merge का जो फीचर होता है लोगों उसे बहुत कम ही use करते हैं लेकिन इस feature की मदद से Invitation Card, Birthday Invitation या फिर Wedding invitation आप एक बार में सौ नहीं बल्कि हजार लोगों को भी भेज सकते है।

Mail merge bulk में customers, subscribers या फिर किसी को भी mail भेजने की प्रक्रिया को automate कर देता है। मेल मर्ज में 2 डाटा type से पूरा काम होता है पहला तो data file जिसमें लोगों की इंफॉर्मेशन दी हुई होती है और दूसरा letter template जिसे आप bulk में लोगों तक पहुंचाना चाहते हैं।

यहां जो data file होता है वो किसी spreadsheet या फिर Excel sheet में मौजूद होता है ताकि सारे इंफॉर्मेशन जो है वो अलग-अलग field में लिखे हुए हो ताकि उसे letter template के साथ आसानी से merge किया जा सके। letter template जो होता है वो एक word document होता है जिसमें आपका letter लिखा होता है। लेकिन इस लेटर में लेटर प्राप्त करने वाले व्यक्ति की जो इंफॉर्मेशन होती है वो नहीं भरी जाती।

ताकि mail merge के process के दौरान यहां receiver इंफॉर्मेशन की जगह जो खाली जगह छोड़ी गई है उसमें data file से receiver इंफॉर्मेशन इस खाली जगह पर एक-एक करके fill कर दी जाए। और ये काम data file में मौजूद सारे receiver के लिए

मेल मर्ज क्या है? (What is Mail Merge in Hindi)

Mail Merge, MS word का एक ऐसा feature हैं जो यूजर को एक लेटर या फिर डॉक्यूमेंट को अलग-अलग लोगों को भेजने की सुविधा देता है। ये word के document को excel के information वाले document के साथ merge करके एक नया document बनाता है।

उदाहरण के लिए मान लीजिए कोई कंपनी है जो अपने शेयर होल्डर्स को Board of directors meeting की जानकारी देना चाहते हैं और उन्हें बहुत सारे लोगों को ये जानकारी देनी है तो ऐसे में हर एक शेयर होल्डर को लेटर भेजने में काफी समय लग जाएगा। तो अपने समय को बचाने के लिए और ज्यादा लोगों तक लेटर पहुंचाने के लिए आपको पहले अपने सभी shareholders के नाम और address की list बनानी होगी।

ध्यान रहे आपको ये list MS Excel में बनानी होगी ताकि आप इस लिस्ट को अपने लेटर के साथ आसानी से connect कर सके। Letter को list के साथ जोड़ने का काम mail merge करती है और हर व्यक्ति के नाम और एड्रेस के आधार पर उनके लिए लेटर तैयार करती है तो जब सारे लेटर तैयार हो जाते हैं तो उसे उन्हें भेज दिया जाता हैं।

मेल मर्ज कितने प्रकार का होता है?

Mail merge मुख्य रूप से दो प्रकार का होता है –

1. Letter/mail merge – इस तरह के मेल मर्ज का उपयोग लेटर और दूसरे डॉक्यूमेंट क्रिएट करने के लिए किया जाता है जैसे labels, envelopes इत्यादि। इस तरह के मेल मर्ज में आप receiver का नाम, address जैसी जानकारी को बदल सकते हैं।
2. Email merge – इस तरह के मेल मर्ज के द्वारा आप कई सारे receiver को एक साथ email भेज सकते हैं। आप इस तरह से mail करने के लिए email address के database का इस्तेमाल कर सकते हैं। और इस जानकारी का इस्तेमाल करते हुए आप हर मेल में receiver का नाम, address, कंपनी जैसी जानकारियों को आसानी से बदल सकते हैं। इससे आपका mail थोड़ा customise हो जाएगा और देखने में अच्छा लगेगा।

दोनों ही तरह के मेल मर्ज businesses, organizations और उन individual लोगों के लिए काफी अच्छा होता है जिन्हें एक बार में एक ईमेल या फिर डॉक्यूमेंट लेटर कई सारे लोगों को साथ में भेजना पड़ता है। मेल मर्ज का इस्तेमाल करके आप काफी आसानी से अपने काम को पूरा कर सकते हैं और अपना समय बचा सकते हैं। मेल मर्ज के फायदे के बारे में मैंने आपको नीचे बताया हैं।

मेल मर्ज के फायदे क्या है?

Microsoft के Mail merge feature का इस्तेमाल आप कई सारी चीजों में कर सकते हैं क्योंकि इससे आपको सारे फायदे मिलते हैं जैसे –

1. समय की बचत

मेल मर्ज के द्वारा एक साथ कई सारे लोगों को मेल भेज सकते हैं और सबसे अच्छी बात ये है कि मेल मर्ज करने में ज्यादा समय भी नहीं लगता अगर आपने पहले से ही डाटा लिस्ट तैयार कर लिए हैं तो आप बहुत ही कम समय में लोगों को मेल भेज सकते हैं। ‌

2. मेहनत की बचत

मेल मर्ज अगर ना हो और आपको एक ही लेटर को हजार लोगों को भेजने के लिए कह दिया जाए तो अगर आप पूरे लेटर को change न भी करें सिर्फ receiver का नाम और address ही बदले तब भी आपको हजार लोगों के नाम से लेटर क्रिएट करने में काफी मेहनत करनी पड़ेगी और आपका समय भी waste होगा।

3. Fast काम खत्म

मेल मर्ज का इस्तेमाल करके आप एक साथ कई सारे लोगों को डॉक्यूमेंट शेयर कर सकते हैं और अपनी बात एक बार में ही ज्यादा से ज्यादा लोगों तक पहुंचा सकते हैं इससे आपका काम जल्दी पूरा हो जाएगा।

4. गलती में कमी

मान लीजिए अगर आप बैठकर हजार लोगों के लेटर में नाम और एड्रेस बदल रहे हैं तो इस बात में कोई शक नहीं है की एक साथ इतने सारे डेटा को put करने में आप से गलती हो सकती है लेकिन अगर आप mail merge का इस्तेमाल करते हैं तो आप इस तरह की गलती से बच जाएंगे क्योंकि इसमें मेल भेजने का जो प्रोसेस होता है वो ऑटोमेटिक होता हैं जिसकी वजह से data entry में कोई गलती नहीं होती है और कोई भी इंफॉर्मेशन mismatch नहीं होता है। ‌

5. पैसों की बचत

मेल मर्ज से आप के पैसे भी बचते हैं! अगर आप कोई invitation card बनाने के लिए या फिर letter लिखने के लिए कोई designer template खरीदते हैं तो उसमें आपका काफी पैसा चला जाता है लेकिन जब आप मेल मर्ज का इस्तेमाल करते हैं तब आपको मेल मर्ज में ही खुद का template बनाने को मिल जाता है।

6. Customisation की सुविधा

ऐसा नहीं है की अगर आप मेल मर्ज का इस्तेमाल कर रहे हैं तो आप अपने लेटर में कोई बदलाव नहीं कर सकते क्योंकि मेल मर्ज आपको अपने लेटर में जब चाहे तब बदलाव की भी सुविधा देता है आप आसानी से अपने letter में changes कर सकते हैं।

जरूरी नहीं है कि अगर आपको लेटर में कुछ चेंज करना है तो आपको सारे लेटर को चेंज करना पड़ेगा आप main document को change करके सारे लेटर में एक साथ changes कर सकते हैं। क्योंकि जब आप main document में कुछ चेंज करते हैं तो सारा डॉक्यूमेंट अपने आप ही चेंज हो जाता है।

7. Personalized Communication

शायद आपको लगे की अगर आप एक ही लेटर को सभी लोगों को भेजेंगे तो उसमें uniqueness जैसा कुछ नहीं होगा और अगर कोई खास इंसान हैं जिसके लेटर में आप कोई खास जानकारी डालना चाहते हैं तो आप मेल मर्ज की मदद से ये भी कर सकते हैं।

Mail merge यूजर्स को हर लेटर में कुछ unique information Add करने की सुविधा देता हैं जिससे की उनका लैटर थोड़ा creative लगता है और उसमें लोगों के engagement की संभावना तो बढ़ती ही है पर साथ ही साथ लोगों के reply और subscribers भी बढ़ते है।

8. Efficiency में वृद्धि

अगर आप कोई ऐसा काम करते हैं जिसमें आपको एक साथ कई सारे लोगों को डॉक्यूमेंट जा फिर लेटर भेजना पड़ता है तो मेल मर्ज का इस्तेमाल करके आप अपना काम खत्म कर सकते हैं और अपने एनर्जी व टाइम बचा सकते हैं। जिससे कि जो efficiency है उसमें वृद्धि होगी और आप ज्यादा बेहतर तरीके से काम कर पाएंगे।

मेल मर्ज आपको एक साथ बहुत सारे लोगों को डाक्यूमेंट्स या फिर लेटर भेजने की सुविधा देता है जिससे आप अपना काफी समय बचा सकते हैं और अपना काम जल्दी खत्म करके दूसरे जरूरी कामों पर अपना समय दे सकते हैं।

10. सिर्फ Main document proofread करना

जब आप मैनुअली बहुत सारे लोगों को एक ही लेटर भेजते हैं तो आपको हर लेटर को बकायदा पढ़ना पड़ता है लेकिन जब आप mail merge का इस्तेमाल करते हैं और एक letter को कई सारे लोगों को भेजते हैं तो आपको हर डॉक्यूमेंट को पढ़कर भेजना पड़ता है। जिसमें समय और मेहनत दोनों ही बहुत लगता है पर mail merge का इस्तेमाल करने से आप सिर्फ main document को पढ़कर और उसे edit करके बाकी के documents proofread करने से बच सकते हैं।

तो इस तरीके से आपके माइक्रोसॉफ्ट के फीचर मेल मर्ज में इतने सारे फायदे मिलते हैं। इसीलिए अगली बार जब आप बहुत सारे लोगों को मेल भेजना हो तो आप एमएस वर्ड के इस फीचर का इस्तेमाल कर सकते हैं।

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मेल मर्ज के नुकसान क्या है?

Mail merge में आपको डॉक्यूमेंट लेटर और ईमेल भेजने के लिए जहां कई सारे फायदे मिलते हैं वहीं इसके कुछ नुकसान भी है इसके बारे में हमने आपको नीचे बताया है –

1. बहुत टाइम खाने वाला setup

इस बात में कोई शक नहीं है की Mail merge का इस्तेमाल करके आप बड़ी ही आसानी से बहुत से लोगों को एक लेटर या डॉक्यूमेंट शेयर कर सकते हैं लेकिन अगर आपको Mail merge का setup करना नहीं आता है तो आप को Mail भेजने में प्रॉब्लम आ सकती है और ऐसा भी हो सकता है कि आपको mail merge setup करने में काफी समय लग जाएं।

इसके अलावा आप को Mail merge में templates create करने, input data Add करने और documents customize करने के बारे में सीखने में काफी समय लग सकता है। इतना ही नहीं आपको मेल मर्ज का इस्तेमाल करने के दौरान recipient की information का database, आप के document का फॉर्मेट और Mail merge का सही से setup करने में काफी टाइम जाता है।

2. Limited personalization

वैसे तो mail merge की प्रक्रिया में आप को हर डॉक्यूमेंट को अपने हिसाब से कस्टमाइज करने की सुविधा दी जाती है लेकिन इसमें आप बहुत लिमिटेड चीजें ही कस्टमाइज कर सकते हैं।

क्योंकि इसमें आप पर्सनलाइजेशन के नाम पर या फिर हर डॉक्यूमेंट को अलग बनाने के नाम पर सिर्फ डॉक्यूमेंट पाने वाले व्यक्ति का नाम और एड्रेस ही बदल सकते हैं। अगर आपको हर किसी को अलग अलग तरह के डॉक्यूमेंट भेजने हैं तो उसके लिए आपको एक ही डॉक्यूमेंट के अलग-अलग प्रकार बनाने होंगे।

3. Accuracy में कमी

मेल मर्ज के द्वारा आप आसानी से बहुत से लोगों को एक साथ मेल तो भेज सकते हैं लेकिन इस तरह से मेल भेजने में गलतियां काफी देखी जाती हैं खासकर तब जब डॉक्यूमेंट प्राप्त करने वाले लोगों की पर्सनल जानकारी की लिस्ट सही से नहीं बनाई हुई होती है।

इसीलिए एक ही बार में बहुत से लोगों को मेल भेजने से अच्छा है कि आप पहले टेस्ट कर लें और फिर मेल सेंड करें।

4. Compatibility की समस्या

मेल मर्ज का इस्तेमाल आप हर तरह के डॉक्यूमेंट या फिर सॉफ्टवेयर के ऊपर नहीं कर सकते हैं। इसीलिए मेल मर्ज का इस्तेमाल करने के लिए आपको specific format व सॉफ्टवेयर का चुनाव करना होगा।

तभी आप ज्यादा लोगों को एक साथ मिल भेजने में कामयाब हो पाएंगे। कई बार ऐसा होता है की लोगों को अलग-अलग फॉर्मेट को दूसरों के साथ शेयर करना होता है लेकिन डॉक्यूमेंट का फॉर्मेट match ना करने की वजह से वो ऐसा नहीं कर पाते हैं।

5. Privacy की समस्या

जब आप मेल मर्ज के द्वारा लोगों को मेल भेजने की कोशिश करते हैं तो आपको इसके लिए उन सभी व्यक्तियों के नाम और एड्रेस जैसी चीजों की जानकारी दर्ज करनी पड़ती है जिसकी वजह से प्राइवेसी की समस्या पैदा होती है। क्योंकि अगर किसी की पर्सनल जानकारी किसी गलत हाथ में चली गई तो इससे काफी ज्यादा नुकसान हो सकता है। ‌

6. Technical समस्या

Mail merge के द्वारा mail send करने पर कई बार technical समस्या भी झेलनी पड़ती है क्योंकि मेल मर्ज हर सॉफ्टवेयर में सही से काम नहीं करता है। और अगर आप मेल मर्ज में सही तरह से डाटा लिस्ट नहीं डालते हैं तो जो आपका डॉक्यूमेंट सभी लोगों के पास नहीं पहुंचता है।

मेल मर्ज का इस्तेमाल कैसे किया जाता है?

मेल मर्ज के बारे में इतना जानने के बाद आपका भी मेल मर्ज इस्तेमाल करने का मन कर रहा होगा लेकिन जैसा की मैंने आपको बताया मेल मर्ज का set up थोड़ा सा complex होता है और ऐसा इसीलिए होता है क्योंकि लोग मेल मर्ज को complex तरीके से यूज करना सिखाते हैं जिसके वजह से लोगों को मेल मर्ज का इस्तेमाल करना आता ही नहीं है।

लेकिन अगर आपको मेल मर्ज करना है और इसका इस्तेमाल करके एक साथ कई सारे लोगों को जरूरी emails, letters, envelopes या फिर कोई भी डॉक्यूमेंट भेजना है तो आपको नीचे बताई गई बातों को बहुत ही ध्यान से पढ़ना होगा क्योंकि नीचे मैंने आपको मेल मर्ज इस्तेमाल करने का सबसे आसान तरीका बहुत ही Simple शब्दों में बताया हैं।

ऐसे में अगर आप ने इन बातों को समझ लिया तो आपके लिए मेल मर्ज का इस्तेमाल करना बहुत ही ज्यादा आसान हो जाएगा!

मेल मर्ज का इस्तेमाल कैसे करे?

Step 1. Word में document का format तैयार करें!

दोस्तों जैसा की आपको पता है मेल मर्ज आपको एक साथ कई सारे लोगों के लिए एक ही डॉक्यूमेंट के अलग-अलग डॉक्यूमेंट टाइप बनाने में मदद करता है। तो इस तरह से एक डॉक्यूमेंट के कई डॉक्यूमेंट टाइप बनाने के लिए आपको सबसे पहले अपने कंप्यूटर पर Word Open करना होगा।

Word ओपन कर लेने के बाद आपको उसमें वो डॉक्यूमेंट तैयार करना होगा जो आप दूसरों को भेजना चाहते हैं ये Letter, invitation कुछ भी हो सकता ! जैसा की आप यहां पर देख सकते हैं मैंने यहां पर एक invitation letter लिखा है।

आपको भी कुछ इस तरह से अपने डॉक्यूमेंट को एक format में तैयार करना होगा। जब भी आप कोई letter लिखते हैं तो लेटर रिसीव करने वाले व्यक्ति का नाम और एड्रेस या फिर यूं कहें कि लेटर रिसीव करने वाले व्यक्ति की जानकारी ऊपर बाएं तरफ में होती है।

तो आपको इस जगह पर किसी भी व्यक्ति का नाम और एड्रेस नहीं लिखना है बल्कि इस जगह को आपको खाली छोड़ देना है।

आप Body of letter में अपना main message लिख सकते हैं। और फिर जिस तरह से एक formal letter को end किया जाता है ठीक उसी तरह से आपको इस लेटर को पूरा करना है और letter का पूरा format ready कर लेना है।

Step 2. Excel में Data source / Database तैयार कीजिए

जब आपके पास आपका डॉक्यूमेंट रेडी हो जाए उसके बाद आपको उन सभी लोगों के नाम और एड्रेस की लिस्ट बनानी होगी जिन्हें आप डॉक्यूमेंट भेजना चाहते हैं। आपको ये लिस्ट Excel पर बनानी होगी तभी आप Mail merge की प्रक्रिया को पूरी कर पाएंगे।

जैसा कि आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं यहां पर मैंने एक column में नाम और दूसरे column में एड्रेस लिखा हुआ है। तो आपको भी कुछ इसी तरह से व्यक्ति की इंफॉर्मेशन को अलग-अलग कॉलम में लिख लेना है।

पर ध्यान रहे आपको इस लिस्ट के सबसे ऊपर वाले फील्ड में उस इंफॉर्मेशन का नाम लिखना होगा जिसकी आपने लिस्ट बनाई है जैसे मैंने यहां पर नाम और एड्रेस डाल रखा है इसीलिए सबसे पहले field में मैंने Name और Address लिखा हुआ है।

अगर आपको Name और Address के जगह पर Name और phone number या फिर email address लिखना है तो आप वो भी लिख सकते हैं।

Step 3. Mail merge करें

Word में डॉक्यूमेंट का फॉर्मेट तैयार कर लेने के बाद और Excel में recipient की information list बनाने के बाद आपको अब Mail merge करना होगा।

• Mail merge करने के लिए आपको सबसे पहले अपने कंप्यूटर पर Microsoft Word open कर लेना है।
• आप उसी MS Word file को ओपन कीजिए जिसमें आपने डॉक्यूमेंट तैयार किया था। जब ये फाइल ओपन हो जाए तो आपको यहां ऊपर दिखाई दे रहे Mailing के ऑप्शन पर क्लिक कर देना है।

• इस ऑप्शन पर क्लिक करने के बाद आपको Mailing के Head के नीचे दिखाई दे रहे select recipient का ऑप्शन देखने को मिलेगा।

• आपको उस ऑप्शन पर क्लिक कर देना है, जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करने के लिए बढ़ेंगे वैसे आप के सामने एक छोटा सा box ओपन हो जाएगा।
• यहां पर आप जैसा कि देख सकते हैं आप को रिसीवर के लिस्ट तैयार करने के लिए कहा जाएगा या फिर आपके पास पहले से ही list तैयार है तो आपको वो list डालने के लिए कहां जाएगा।

• जैसे ही आप उस ऑप्शन करके करेंगे वैसे ही आपको 3 options देखने को मिल जाएंगे Type a New List, Use an Existing list और choose from Outlook में से किसी एक ऑप्शन चुनने के लिए कहा जाएगा।

• क्योंकि आपने पहले से ही अपनी source list तैयार करके रखी है तो आपको Use an Existing list के ऊपर क्लिक कर देना है।
• उस पर क्लिक करने के बाद आपके सामने कुछ इस तरह का छोटा सा पेज ओपन हो जाएगा यहां पर आपको उस excel sheet को open कर लेना है जिसमें आपने source list तैयार किया था।

• excel sheet ओपन करने के बाद आपके सामने कुछ इस तरह का छोटा सा box ओपन हो जाएगा यहां पर आप जैसा नहीं देख सकते हैं आपको एक छोटे से check box में tick कर देना हैं।

• फिर उसी बॉक्स में ऊपर दिखाई दे रहे हैं sheet 1 को सिलेक्ट कर लेना है।

• अब आप को mailing के section में वापस जाना है।

• आप को mailing के section के नीचे दिखाई दे रहे insert merge field के ऑप्शन पर क्लिक कर देना है।

• जब आप इस ऑप्शन को ओपन करेंगे तो आपको Name और Address के दो ऑप्शन देखने को मिलेंगे। आपको सबसे ऊपर नाम रखना है इसीलिए आप को Name पर क्लिक कर देना है।

• ऐसा करने से आप के लेटर में recipient के नाम के जगह पर ” Name ” लिखा हुआ देखने को मिलेगा।

• उसके बाद आपको फिर से insert merge field के ऑप्शन पर जाना होगा और वहां जाकर Name और Address के ऑप्शंस में से Address पर क्लिक कर देना है।

• Address पर आप जैसे ही क्लिक करेंगे वैसे ही recipient के ” Name ” के नीचे ” Address ” लिखा हुआ देखने को मिलेगा।

• इतना हो जाने के बाद आप समझ सकते हैं कि आप का Mail merge का Main काम जो है वो हो गया! और आपका जो output हैं वो भी बनकर तैयार हो गया है तो अब आपको अगले कदम पर बढ़ना है तथा जो आउटपुट आपने तैयार किया है उसका रिजल्ट चेक करना है।

Step 4. Preview result देखना

ऊपर बताए गए steps को फॉलो करते हुए अगर आपने mail merge set up कर लिया है तो उस Mail को दूसरों को भेजने से पहले या फिर यूं कहें कि एक डॉक्यूमेंट का अलग-अलग डॉक्यूमेंट टाइप प्रिंट करने से पहले ये चेक करना बहुत जरूरी है कि Mail merge setup सही से हुआ है या result सही बन रहे है या नहीं।

तो Mail merge setup कर लेने के बाद अब आपको उसका रिजल्ट का Preview लेने के लिए MS Word के top menu में mailing के section के नीचे preview result के बटन पर क्लिक करना होगा।

जैसे ही आप इस बटन पर क्लिक करेंगे वैसे ही recipient के ” Name ” और ” Address ” के जगह पर लिस्ट में से किसी व्यक्ति का नाम और एड्रेस लिखा हुआ देखने को मिलेगा।

जिसका मतलब ये है कि Mail merge बिल्कुल सही तरह से काम कर रहा है। लेकिन जैसा की मैंने आपको पहले ही बताया था Mail merge में कई बार technical problems आ जाती है तो ये देखने के लिए की मेल मर्ज करने से प्रत्येक recipient का ” Name ” और ” Address ” बदल रहा है या नहीं।

ये जानने के लिए आपको preview result के बगल में दिखाई दे रहे Box किस तरफ जाना है। जैसा की आप देख सकते हैं इस बॉक्स में 1 लिखा हुआ है जिसका मतलब ये है कि अभी लेटर में data list के पहले व्यक्ति का नाम और एड्रेस डाला गया है।

उस छोटे से बॉक्स के बगल में आपको > इस तरह का साइन देखने को मिलेगा तो आप इस पर क्लिक करके एक-एक करके आपने लेटर के सारे लोगों के डॉक्यूमेंट को चेक कर सकते हैं।

मान लीजिए आपको अपने source list के सभी व्यक्तियों के डॉक्यूमेंट टाइप को check नहीं करना है बल्कि आप को उस लिस्ट में से किसी एक व्यक्ति का नाम तो ऐसा करने के लिए आपको सबसे पहले उस लिस्ट में जाना होगा और फिर जिस व्यक्ति के नाम का आप डॉक्यूमेंट या फिर यूं कहें की लेटर देखना चाहते हैं उसका नंबर देख लीजिए।

नंबर देख लेने के बाद आपको वापस से MS word में आकर mailing के section के नीचे दिखाई दे रहे preview result के बगल वाले बॉक्स में उस नंबर को डाल देना है।

नंबर डालने के बाद आपको उस व्यक्ति की डॉक्यूमेंट टाइप या फिर यूं कहें कि letter में recipient का नाम और एड्रेस देखने को मिल जाएगा किसका नंबर आपने preview box में डाला था।

इस तरीके से आप बड़ी ही आसानी से Mail merge करने के बाद final conclusion पर जाने से पहले इस तरह से result देख सकते हैं। और अगर आपको लेटर में कोई गड़बड़ी दिखती हैं तो आप उसे उसी समय ठीक कर सकते हैं।

Step 5. Print निकालना

Preview करने के बाद आप Mail merge के द्वारा तैयार किए गए letter, document या फिर किसी भी चीज को दूसरों को भेज सकते हैं। जैसा कि आपको पता है कि इस तरह के जो लेटर होते हैं उसे ऑनलाइन नहीं बल्कि ऑफलाइन दिया जाता है इसीलिए इसका प्रिंट निकालना पड़ेगा।

Print निकालने के लिए आपको Top menu में Mailing पर जाना होगा और उसके बाद आपको इस Header के सबसे last में दिखाई दे रहे option ” finish & merge ” पर क्लिक करना है जैसे यहां पर हम पर क्लिक करेंगे वैसे ही आपको तीन ऑप्शन देखने को मिलेंगे। ‌

पहला – Edit Individual Document : इस ऑप्शन में जाकर आप हर एक डॉक्यूमेंट को अपने हिसाब से edit कर सकते हैं और उसमें थोड़ा बहुत अपना personal touch दे सकते हैं।

दूसरा – Print Documents : जैसा कि नाम से ही समझ आ रहा होगा इस ऑप्शन में आप सभी डॉक्यूमेंट को print कर सकते हैं।

तीसरा – Send Email Messages : इस ऑप्शन में आपने जो डॉक्यूमेंट तैयार किया है आप उसे हार्ड कॉपी में ना भेजकर अगर आप चाहे तो उसे ईमेल के जरिए भी receiver को भेज सकते हैं।

क्योंकि हमें प्रिंट करना है इसीलिए हमें इन इन तीनों ऑप्शन में से Print Documents के ऑप्शन पर क्लिक पड़ेगा।

जैसे ही आप इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे वैसे ही आपके सामने कुछ इस तरीके का छोटा सा Box ओपन हो जाएगा।

यहां पर आप देख सकते हैं कि आपको प्रिंट करने के लिए तीन ऑप्शन दिए गए हैं! अगर आप All के ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो आपने जितने भी डॉक्यूमेंट टाइप तैयार किए हैं वो सारे print होना शुरू हो जाएंगे।

लेकिन वही अगर आप From से to वाले ऑप्शन को सिलेक्ट करते हैं और उसमें From से to तक के डॉक्यूमेंट का नंबर डाल देते हैं जैसे 5 से 10 तो 5 से लेकर 10 तक आपने जितने भी डॉक्यूमेंट तैयार किया होंगे उस सब का प्रिंट आउट निकाल सकते हैं।

मान लीजिए अगर आपको अभी एक बार में सभी लोगों को ये लेटर नहीं भेजना है बल्कि आपको एक ही व्यक्ति को लेटर देना है तो उसके लिए आपको Preview box का इस्तेमाल करके उस डॉक्यूमेंट को ओपन कर लेना है और फिर finish & merge के ऑप्शन में जाने के बाद print document के ऑप्शन पर क्लिक करके आप को current record पर क्लिक करके उस डॉक्यूमेंट को प्रिंट कर लेना है।

मेल मर्ज क्यों किया जाता है?

मेल मर्ज इसीलिए किया जाता है ताकि एक डॉक्यूमेंट के कई सारे copy अलग-अलग लोगों के लिए तेजी से और कम समय में बनाए जा सके। किसी भी व्यक्ति के लिए मैनुअली एक डॉक्यूमेंट के इतने सारे copy तैयार करना मुश्किल होता है इसीलिए इस काम को आसान बनाने के लिए मेल मर्ज का इस्तेमाल किया जाता है।

वैसे तो ज्यादातर मेल मर्ज का इस्तेमाल बिजनेस ऑर्गेनाइजेशन के लोगों के द्वारा ही किया जाता है लेकिन कई बार आम आदमी भी इनविटेशन तैयार करने के लिए मेल मर्ज का इस्तेमाल करते हैं।

मेल मर्ज कमांड कहां मिलती है?

अगर आप MS Word का इस्तेमाल करते हैं तो भी हो सकता है कि Mail merge का feature आपको MS word में देखने को ना मिला हो। क्योंकि आमतौर पर Mail merge command का कोई इस्तेमाल नहीं किया जाता है।

जबकि Mail merge command आपके आंखों के सामने ही होती है आपको MS word में जाकर Top Menu Bar में MAILINGS TAB पर click करना होता है और फिर SELECT RECIPIENTS पर क्लिक करके मेल मर्ज शुरू करना पड़ता है‌।

मेल मर्ज इस्तेमाल करने का स्टेप बाय स्टेप तरीका मैंने आपको ऊपर बताया है तो आप उसे follow करके आसानी से mail merge कर सकते हैं।

Sources: (Wikipedia, Microsoft, Techopedia)

FAQs

यह भी पढ़े:

• • MS Word क्या है? – What Is MS Word In Hindi
  • MS Excel क्या है? – What Is MS Excel In Hindi
  • What Is MS PowerPoint In Hindi: पावरपॉइंट क्या है?
  • What Is MS Access In Hindi: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है?
  • माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्या है? – What Is MS Office In Hindi

जो इस आर्टिकल को पढ़ने के बाद आप समझ गए होंगे कि मेल मर्ज क्या है? इस आर्टिकल में हमने आपको Mail merge के बारे में पूरी जानकारी दी हैं। मुझे नहीं लगता कि इस आर्टिकल को पढ़ने के बाद आपको इस बारे में और कुछ भी सर्च करने की जरूरत पड़ेगी।

Mail merge के बारे में इतना पढ़ने के बाद भी अगर आपके मन में कोई सवाल है जो आप हमसे पूछना चाहते हैं तो आप अपना सवाल नीचे कमेंट करके हमसे पूछ सकते हैं। बाकी अगर आपको ये आर्टिकल अच्छा लगा हो तो आप इसे अपने दोस्तों के साथ भी शेयर कर सकते हैं।