मेल मर्ज क्या है? उपयोग एवं इस्तेमाल कैसे करे? (Mail Merge In Hindi)

Mail Merge Kya hai in Hindi? सोचिए। कैसे आप सैकड़ों पत्रों (Letter’s) को सैकड़ों लोगों तक केवल कुछ ही मिनट में पहुँचा सकते हैं। इसका जवाब है mail Merge। दोस्तों यदि आप इंटरनेट का इस्तेमाल करते हैं और कंप्यूटर में Ms Word एप्लीकेशन का इस्तेमाल करते हैं। तो आपने Ms-Word के महत्वपूर्ण फीचर Mail merge का नाम जरूर सुना होगा। लेकिन अक्सर यूज़र्स इस खास फ़ीचर को नजरअंदाज कर देते हैं। आजके इस पोस्ट में हम जनिंगे की मेल मर्ज क्या है? उपयोग एवं इस्तेमाल कैसे करे? (Mail Merge In Hindi)

दोस्तों पिछले लेख में हमने आपको Ms Word के बारे में विस्तार पूर्वक जानकारी दी थी। और आज का हमारा यह लेख Ms-Wore की स्पेशल फीचर मेल मर्ज के विषय पर है। दोस्तों यदि आपने मेल मर्ज फीचर का इस्तेमाल अभी तक नहीं किया है। तो यह फ़ीचर आप के समय तथा उर्जा दोनों की बचत करने वाला है। जी हां। कैसे? यह जानने के लिए आपको इस लेख को अंत तक पढ़ना होगा।

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आज के इस लेख में आप जानेंगे कि मेल मर्ज क्या है? उपयोग एवं इस्तेमाल कैसे करे? (Mail Merge In Hindi) MS Word Me Mail Merge Kaise Use Kare? और Mail merge का इस्तेमाल करने के क्या-क्या फायदे हैं? तो आइए बिना देरी किए शुरू करते हैं और जान लेते हैं सबसे पहले की मेल मर्ज क्या है?

मेल मर्ज क्या है? (What Is Mail Merge In Hindi)

Ms Word में Mail Merge वह सुविधा है “जिसके जरिए विभिन्न प्रकार के पत्रों (इन्विटेशन कार्ड, पर्सनल लेटर, ऑफिस लेटर इत्यादि को) कम समय में अनेक यूजर्स को Send किया जा सकता है। mail मर्ज फीचर उस स्तिथि में सहायक होता है, जब User को किसी एक पत्र  Letter या information को सैकड़ों, हज़ारों लोगों तक पहुचाँना होता है। mail मर्ज को आप उदाहरण की सहायता से भी समझ सकते हैं।

जिस प्रकार हम शादी के सैकड़ो Invitation Cards में Name, Address को Change कर उन्हें विभिन्न रिश्तेदारों तक पहुँचाते हैं। ठीक उसी प्रकार कोई ऐसी सूचना जिसे हमें अलग–अलग ईमेल Address पर पहुँचानी हो तो हम उसके लिए Mail Merge फीचर का उपयोग करते हैं।

आप खुद ही सोचिए यदि आपको कोई Letter 500 अलग अलग व्यक्ति को उनके नाम के साथ send करना है। तो ऐसी स्तिथि में आप उन सभी लोगों के लिए यदि एक विशेष Letter लिखते हैं, या वही लेटर copy paste करते हैं तो इसमें आपका काफी टाइम लग जाएगा।

परंतु यदि आप यही कार्य Smart तरीके से करें। तो आप इस काम को काफी कम समय में और बेहतर तरीके से कर पाएंगे। जी हाँ इस कार्य को करने के लिए आपको Ms वर्ड सॉफ्टवेयर में मौजूद Mail Merge फीचर का उपयोग करना पड़ेगा। इस प्रकार आप समझ चुके होंगे कि Mail मर्ज आपके लिए किस तरह उपयोगी होगा।

दोस्तों मेल मर्ज क्या है? (What Is Mail Merge In Hindi) यह जानने के बाद आइए अब हम Mail Merge का इस्तेमाल करने के फायदे तथा इसके उपयोग के बारे में जान लेते हैं।

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मेल मर्ज के फ़ायदे? Benefits Of Mail Merge In Hindi

Time Saver

मेल मर्ज उस समय बेहद उपयोगी होता है, जब आपको एक जैसे कई सारे Documents Create करने हो तथा इन Docs में फॉर्मेटिंग एवं अधिकतर Text same रहता है।

लेकिन प्रत्येक डॉक्यूमेंट में आप देखेंगे कोई ना कोई चीज Unique देखने को मिलेगी। इस प्रकार Mail merge हमारे समय तथा Efforts की बचत करता है। जो कि मेल मर्ज गया उपयोग करने का मुख्य लाभ है।

Fast

Mail merge में आप तेजी से डाक्यूमेंट्स को अपने Clients, स्टॉफ, कर्मचारियों को भेजने के लिए Ready कर सकते हैं।

Flexibility

मेल मर्ज का इस्तेमाल आफ Letters पोस्टकार्ड तथा Lebels इत्यादि अनेक चीजों के लिए कर सकते हैं। तथा आप मेल Merge Template में Custom color, ग्राफिक, टाइपोग्राफी आदि को जोड़ सकते हैं।

यहां तक कि कुछ सर्विस जिसमें आप अपनी खुद की Handwriting का भी इस्तेमाल Mail मर्ज में कर सकते हैं। अतः मेल मर्ज आपको Endless option प्रदान करता है अतः इसकी फ्लैक्सिबिलिटी मेल मर्ज को विशेष बनाती है।

Cost Saving

मेल मर्ज न सिर्फ आपके समय को बचाता है यह cost-effective भी है। मेल मर्ज आपको महंगे Letterhead को खरीदने से बचाता है, आप मेल मर्ज की सहायता से Easily Templates को क्रिएट कर सकते हैं, तथ उन्हें प्रिंट कर सकते हैं जब आपको जरूरत पड़ती है।

Do Easy

मेल मर्ज का जो सबसे विशेष फायदा यह है। कि मेल मर्ज का उपयोग कर एक कंपनी अपने  शेयरधारकों को Standard Letter लिख कर भेज सकती है। इस प्रक्रिया में कंपनी को बार–बार प्रत्येक नाम और एड्रेस को Mannualy चेंज करने की आवश्यकता नहीं पड़ती।

Mail Merge सैकड़ों लेटर तथा Enavlope को उत्पन्न करने में सक्षम होते हैं। तथा यदि किसी व्यक्ति के पास पहुंचते हैं तो ऐसा लगता है कि किसी Individual के लिए letter लिखा गया है।

Reuse Templates

दोस्तों Word में मेल मर्ज का यह विशेष फीचर है। जो डाटा बेस में Store Name एवं एड्रेस के लिए एक पर्सनल Letter, Greeting कार्ड तथा कम्युनिकेशन डेवलप करने का कार्य करता है।

इसके साथ ही एक बार Template का उपयोग होने के बाद उसे आप भविष्य में कभी भी Re-use कर सकते हैं।

Edit You like

जी हां दोस्तों। आप मेल मर्ज की सहायता से जो भी Editing या कस्टमाइज करना चाहते हैं उसे आप आसानी से कर सकते हैं। मतलब आप मेल मर्ज की मदद से tables, ग्राफिक्स, Colors इत्यादि Add कर सकते हैं।

और सबसे बड़ी बात है कि यदि आप एक डॉक्यूमेंट में ही किसी फ़ीचर को Apply करते हैं, तो आपको सभी डाक्यूमेंट्स में बारी–बारी से Editing करने की जरूरत नहीं पड़ती। बस Main डॉक्यूमेंट को edit किया और यह सभी डाक्यूमेंट्स में Automatic apply हो जाएगा।

Neat & Professional

दोस्तों Mail meege के विशेषता यह है कि यह आपके कार्य को साफ–सुथरा एवं प्रोफेशनल Look देते हैं। इसमें आप अपने Source डाटा को छोटी–छोटी इंफॉर्मेशन units में बांट देते हैं।

जिससे आप अपने इंफॉर्मेशन के साथ अधिक Flexible हो पाते हैं, और यह आपका कार्य को Clean एवं प्रोफेशनल बनाता है।

Conditional Formatting & Options

recipient (प्राप्तकर्ता) की आवश्यकता के अनुसार आप डाक्यूमेंट्स को Edit या कस्टमाइज कर सकते हैं। इसके साथ ही आप डॉक्यूमेंट को अधिक formatted बना सकते हैं।

तो दोस्तों इस प्रकार आपने Mail merge के कुछ विशेष फायदों के बारे में जाना। चलिए हम जान लेते हैं कि Mail Merge का इस्तेमाल आप अपने माइक्रोसॉफ्ट Word प्रोग्राम में कैसे कर सकते हैं?

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MS Word में Mail Merge का इस्तेमाल कैसे करे?

दोस्तों यहां हमने आपको Step by Step स्क्रीनशॉट की सहायता से Mail Merge को समझाने की कोशिश की है, अतः नीचे दिए गए Steps को ध्यानपूर्वक समझें।

1. दोस्तों Ms Word  में मेल मर्ज फीचर का इस्तेमाल करने के लिए सबसे पहले अपने कंप्यूटर पर Ms-Word एप्लीकेशन को ओपन कीजिए। दोस्तों Ms-word ओपन होने के बाद यहां पर सबसे ऊपर Mailings का ऑप्शन दिखाई देगा, उस पर क्लिक कीजिए।

2. उसके बाद यहां पर Start Mail Merge का एक Option है उस पर क्लिक कीजिए। और क्लिक करने के बाद आपके सामने कई ऑप्शन दिखाई देंगे। तो दोस्तों पहली बार Mail Merge का इस्तेमाल करने जा रहे हैं, तो यहां साबसे नीचे ऑप्शन है Step by step mail Merge wizard  इस पर क्लिक कर दीजिये।

3. अब इतना करते ही आपके right साइड में एक Window ओपन हो जाएगी। और यहां पर कई सारे Options है, आप इनमें से जिस डॉक्यूमेंट में कार्य करना चाहते हैं, जैसे कि letters, email message, Envelope इत्यादि।

4. उस option को Choose कीजिए। मान लीजिए हम Letters पर कार्य करना चाहते हैं। तो लेटर्स को Select करने के बाद ठीक सबसे नीचे Starting  Document का एक ऑप्शन दिखाई दे रहा है,उस पर क्लिक कीजिए।

5. अब उसके बाद यहां पर कई सारे option दिखाई देंगे आप सबसे पहला ऑप्शन Use the Current Document को Select कीजिए। और सबसे नीचे जो Next: Select Recipients का ऑप्शन है उस पर क्लिक कर दीजिए।

6. दोस्तों अब side में नई Window दिखाई देगी।  आप पहली बार Mail Merge का उपयोग कर रहे हैं, तो यहां पर आपके सामने कई Options हैं जिनमें से आपको Type A new list ऑप्शन को सिलेक्ट करना होगा। इतना करते ही ठीक नीचे Create button पर क्लिक करना होगा।

7. create पर क्लिक करते ही एक नई Window आपके सामने ओपन हो जाएगी अब इस विंडो में आपको क्या करना है इसे ध्यान पूर्वक समझिए

8. यहां आपके सामने Title, फर्स्ट नेम, लास्ट नाम, कंपनी नेम इत्यादि कई सारे फील्ड है, आपको इन सभी की जरूरत नहीं है इसके लिए आप Customize Columns पर क्लिक कीजिए।

9. दोस्तों उसके बाद यहां पर आपके सामने सभी फील्ड name दिखाई देंगे। अब आप यहां से चाहे तो इनमें से किसी भी फील्ड Name को add, Rename भी कर सकते हैं, हम यहां पर सभी फील्ड Name को अपनी जरूरत अनुसार  दोबारा बनाएंगे तो अभी इन्हे डिलीट कर देते हैं।

10. तो यहां पर दिखाई दे रहे डिलीट बटन का इस्तेमाल कर इन सभी Field name को डिलीट कर दीजिए। उसके बाद यहां पर आप देख सकते हैं सभी फील्ड नेम डिलीट हो चुके हैं। अतः अब हम अपनी मर्जी से जो भी फील्ड Name Add करना चहते हैं, उन्हें Add बटन पर क्लिक कर Add करेंगे।

11. दोस्तों अब आप देख सकते हैं हम Add बटन पर क्लिक कर जो फील्ड name हम चाहते थे सिर्फ वही फील्ड नेम हम Add कर चुके हैं। दोस्तों Add करने के बाद नीचे ok बटन है उस पर क्लिक कीजिए।

12. अब दोस्तों यहां पर आपको उन लोगों के Name, एड्रेस, सिटी, पिन कोड एक–एक करके टाइप करने हैं। जिनके लिए आप यह Letter तैयार कर रहे हैं। एक व्यक्ति का डेटा टाइप करने के बाद अगले व्यक्ति के लिए data set करने के लिए New entry पर क्लिक कीजिए

13. और इसी तरह आप जिन जिन लोगों  के लिए letter तैयार करना चाहते हैं, उनके Name एड्रेस सिटी पिन कोड को एंटर कर दीजिए। आप इस तरह 100 से भी अधिक लोगों का डेटा सेट कर सकते हैं। उसके बाद ok बटन पर क्लिक कीजिए।  

14. दोस्तों ok बटन पर क्लिक करते ही आपके सामने इस data को सेव करने के लिए कहा जाएगा। तो आप इस फाइल को कंप्यूटर पर सेव कर लीजिए। उसके बाद नई Window ओपन होगी उसे check करने के बाद ok कर लीजिए।

15. अब दोस्तों राइट साइड की विंडो पर सबसे नीचे Next: Write your letter का एक ऑप्शन है उस पर क्लिक कीजिए। दोस्तों अब आता है Main कार्य अब यहां पर आपको अपना Letter टाइप करना है।

16. दोस्तों letter में mail merge का use करने के लिए आपको जहाँ भी Name फील्ड Merge करना है आप उसे enter कर सकते हैं जिसे अभी हमने Create किया था। तो यह करने के लिए जो साइड में Window है वहां पर More Items का एक ऑप्शन है उस पर क्लिक कीजिए।

17. अब आपके सामने Name, एड्रेस, सिटी, पिन कोड जो भी आपने Field अपनी जरूरत के मुताबिक Add किए थे। वह दिखाई देंगे। तो सबसे पहले यदि आप चाहते हैं आपके letter में To के बाद Name Field आए तो insert पर क्लिक कर Name फील्ड को इंसर्ट कर दीजिए।

18. उसके बाद close पर क्लिक कीजिए और अब आपको letter में जहाँ पर दूसरा Field name insert करना है, उसे दोबारा से More items पर जाएं। और अब इस बार एड्रेस को insert कर दीजिए।

19. तो दोस्तों इस प्रकार जहां–जहां भी फील्ड को insert करने की जरूरत पड़े वहां पर उन्हें insert कर दीजिए। insert करने के बाद अब आपको अपना वह letter टाइप करना है।

20. लेटर को complete  टाइप करने के बाद आपको यहां राइट साइड की Window में Next Preview your letters के ऑप्शन पर क्लिक करना है।

21. तो दोस्तों यहां पर आप देख सकते हैं कि यह Name, एड्रेस जो भी हमने Fieldset में Enter किये थे वह ऑटोमेटिक यहां दिखाई दे रहे हैं। अब यदि आप इनमें से Name, एड्रेस या  किसी भी शब्द को Modify करना चाहते हैं तो वह भी कर सकते हैं। तो यह करने के बाद नीचे राइट साइड की विंडो में Complete The merge का एक ऑप्शन है, उस पर क्लिक कीजिए।

22. तो इतना करने के बाद यदि आप पर इन Letters को अलग–अलग करके देखना चाहते हैं, तो Edit Individual letter’s पर क्लिक कीजिए। अब यहां पर आपके सामने कुछ Options दिखाई देंगे, यदि आप सभी लेटर्स को अलग–अलग देखना चाहते हैं तो all पर क्लिक कर दीजिए।

दोस्तों यहाँ आप आप देख सकते हैं जितने भी लोगों के Name, address इत्यादि रिकॉर्ड तैयार किये थे। उन सभी लोगों के नेम एड्रेस इत्यादि के लिए अलग Letter दिखाई दे रहा हैं। अब आप इन लेटर्स को Individual प्रिंट भी कर सकते हैं।साथ ही आप इन लेटर्स को इंडिविजुअली प्रिंट कर इन्हें Envelope में डालकर पोस्ट भी कर सकते हैं.

FAQ;

तो दोस्तों इस प्रकार आपने आज सीखा कि कैसे आप Ms-word में Mail मर्ज का उपयोग कर सकते हैं। उम्मीद है यह जानकारी आपके लिए उपयोगी सिद्ध होगी। 

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उम्मीद है की अब आप जान गये होगे की आज के इस लेख में आप जानेंगे कि मेल मर्ज क्या है? उपयोग एवं इस्तेमाल कैसे करे? (Mail Merge In Hindi) और Mail merge का इस्तेमाल करने के क्या–क्या फायदे हैं?

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